Hoe kan het bestuur van een amateurclub vlotter alle ballen in de lucht houden?

Clubs hebben het moeilijk:

Verschillende clubs denken erover na om hun activiteiten te stoppen. Vele anderen vinden moeilijker vrijwilligers. Bij meer en meer clubs zie je dat een kleine groep vrijwilligers een groot aantal verantwoordelijkheden heeft. Dat lukt dan niet altijd om dat engagement vol te houden. Hoe minder vrijwilligers om het werk te verdelen, hoe voller de takenlijst van de overgebleven vrijwilligers wordt. Als grote sportliefhebbers worden we niet gelukkig als we deze berichten lezen. We hebben alle begrip voor de clubs en de vrijwilligers die het moeilijk krijgen.

Het beheren van een amateurclub kan inderdaad behoorlijk tijdrovend en uitdagend zijn.

De uitdagingen situeren zich op verschillende levels:

1. Communicatie: Het coördineren van communicatie tussen clubleden, coaches, ouders en andere betrokkenen kan een enorme taak zijn. Dit omvat het versturen van e-mails, berichten, het plannen van vergaderingen en het beantwoorden van vragen. Het vereist constante aandacht en opvolging.
2. Financieel beheer: Het bijhouden van de financiën van de club, waaronder lidmaatschapskosten, donaties, uitgaven en budgettering, kan complex zijn. Dit omvat het innen van betalingen, het bijhouden van transacties, het opstellen van begrotingen en het rapporteren van financiële statussen aan bestuursleden en sponsors.
3. Evenementenplanning: Het organiseren van trainingen, wedstrijden, toernooien en andere evenementen vergt veel planning en coördinatie. Dit omvat het vastleggen van speelvelden, scheidsrechters regelen, het opstellen van schema's, en ervoor zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de planning.
4. Ledenadministratie: Het bijhouden van een nauwkeurige ledenadministratie, inclusief het registreren van nieuwe leden, het vernieuwen van lidmaatschappen, het bijhouden van contactgegevens en het beheren van lidmaatschapsbetalingen, kan een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengen.
5. Regelgeving en Compliance: Amateurclubs moeten voldoen aan verschillende regels en voorschriften, zoals sportbondregels, veiligheidsvoorschriften, de gekende GDPR-regels en belastingvereisten. Het bijhouden van deze regelgeving en ervoor zorgen dat de club in overeenstemming is, vergt tijd en expertise.
6. Vrijwilligersmanagement: Het vinden, inschakelen en coördineren van vrijwilligers voor verschillende clubactiviteiten is een voortdurende uitdaging. Het omvat het werven van coaches, scheidsrechters, bestuursleden en andere vrijwilligers, evenals het zorgen voor de juiste begeleiding en ondersteuning.
7. Versnipperde systemen en gegevens: Het beheren van verschillende systemen en het invoeren en doorgeven van gegevens kan zeer tijdrovend zijn. Deze systemen kunnen variëren van ledenadministratiesoftware tot communicatieplatforms, financiële software en planningshulpmiddelen, en het vereist vaak handmatige invoer van gegevens van het ene systeem naar het andere.

Al deze factoren bij elkaar maken het beheer van een amateurclub een complexe en tijdrovende taak die veel toewijding en inzet vereist. Wat we in de volksmond ‘administratie’ heten, omvat best heel veel. In onderwijs heten we dit ‘planlast’. Misschien moeten we bij de amateursportclubs hier ook een term aan geven.

Innovatieve all-in oplossingen.

Liever nog dan een term geven aan al deze vormen van administratie en beheer denken wij graag mee na over mogelijke oplossingen.
Als bedrijf dat al meer dan 20 jaar in de systeemintegratie en de wereld van de technologie zit, lijkt het misschien in eerste instantie vreemd wat de link is met club software. Vanuit de activiteiten rond digitale displays en video-analyse in de sportwereld en vanuit onze eigen betrokkenheid bij sportclubs, zagen we meer en meer die struggle. In het DNA van DLC System Integrator en SportSystems zit het ontzorgen van klanten. We willen niet een klant een bepaalde service kunnen bieden als deze service onvoldoende kan renderen. Zo zagen we dat er inderdaad nood is om in te zetten op

• Én het clubbeheer
• Én het verdienmodel
• Én het ondersteunen van trainers
• En de sportievelingen ondersteunen
• Én de fans meer kunnen laten genieten van de club en betrekken bij de club activiteiten

Waarom kan een all-in club software veel veranderen in amateurclubs?

1. Efficiëntie en Organisatie: Club software biedt een georganiseerde en efficiënte manier om verschillende aspecten van een club te beheren, zoals evenementenplanning, en communicatie met leden. Vooral het verminderen van de verschillende ingaves van spelersinformatie en ploegopstellingen in diverse systemen levert een enorme tijdswinst. Door de ontwikkeling van een club driven app zetten wij maximaal in op het wegnemen van die planlast. Digitale displays dragen hiertoe ook bij door real-time informatie weer te geven over komende evenementen, wedstrijdplanningen en andere relevante updates.
2. Interactiviteit en Betrokkenheid: Door digitale displays te integreren in een clubomgeving, kun je de betrokkenheid van leden vergroten. Interactieve displays kunnen bijvoorbeeld informatie tonen over lopende activiteiten, scores van competities weergeven en zelfs sociale media feeds integreren om de community te verbinden.
3. Sfeer en Beleving: Digitale displays voegen een modern en dynamisch element toe aan de clubomgeving. Of het nu gaat om kleurrijke visuals die de sfeer versterken, of om het tonen van multimedia-inhoud die de ervaring van leden verbetert, digitale displays dragen bij aan een levendige en boeiende atmosfeer.
4. Promotie en Marketing: Club software kan worden gebruikt om evenementen en promoties te plannen en beheren. Digitale displays zoals de InfoScreens en de MediaScreens bieden een effectief platform om deze evenementen te promoten, zowel binnen de club zelf als daarbuiten. Denk aan het tonen van aankomende themafeesten, speciale aanbiedingen voor leden, sponsorboodschappen of praktische informatie zoals prijslijsten, parkeerinformatie.
5. Flexibiliteit en Aanpasbaarheid: Het gebruik van digitale displays maakt het gemakkelijk om inhoud aan te passen en te updaten. Dit stelt clubs in staat om snel te reageren op veranderende omstandigheden, nieuwe evenementen aan te kondigen en belangrijke informatie te communiceren zonder gedoe met het vervangen van fysieke borden of posters.
6. Technologische Vooruitgang: Het integreren van club software en digitale displays benadrukt het gebruik van moderne technologieën om de clubervaring te verbeteren. Dit kan de aantrekkingskracht van de club vergroten onder een breed scala aan leden, van jongeren die op zoek zijn naar een moderne omgeving tot oudere leden die de voordelen van technologie waarderen.

Samen gaan we voor sportieve prestaties en vlotter facility management.

Bouwen aan een club driven app die de sportclub op diverse vlakken ondersteunt, daar zijn we dag in dag uit mee bezig. Club software kan veel verandering creëren. Deze week was een fijne week om voetbalclub KVV Zelzate te introduceren in de vele mogelijkheden van de InfoScreens en de club driven app.

Laat de sportievelingen maar ten volle trainen om die ballen in de lucht te houden en bij de juiste teamspeler te laten terecht komen. Of in de goal ;-)

De hele clubwerking van bestuur tot en met alle vrijwilligers minder moeilijke ballen laten in de lucht houden; daar doen we het voor.

Bezoek de DLC SportSystems-website.